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档案管理办法南特师[2018]51号
来源:信息公开网    点击数:1461    更新时间:2018-10-18
yl34511档案管理办法





南特师〔201851

yl34511档案管理办法

第一章 总 则

第一条为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》《高等学校档案管理办法》和《江苏省高等学校档案管理办法》,结合学校档案工作实际,制定本办法。

第二条本办法所称的档案,是指学校从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作,是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一,学校应当对其加强领导和管理,将之纳入学校整体发展规划,纳入整体考核评估指标体系。

第四条学校内部各职能部门应当将文件材料的形成、收集积累、立卷、整理、归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容,加强对本部门档案工作管理。

第五条 学校档案工作由学校校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,及时协调工作关系,解决工作问题。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是学校档案保存和提供利用的专门机构。在业务工作上接受省档案行政管理部门指导、监督和检查。

第七条 学校档案馆的管理职责:

(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。

(二)拟订学校档案工作规章制度及业务规范,并负责贯彻落实。

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。

(五)组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作。

(六)开展档案的开放和利用工作。

(七)开展学校档案工作人员的业务培训。

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

(十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条学校应当成立由校长为主任委员、分管校领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。

档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理办法》等有关档案法规和学校档案工作实际,制定明确的工作职责;应当每年定期召开全体委员会议,研究、总结、部署全校档案工作;适时召开工作专题会议,研究问题,协调关系,推动工作。

第九条 学校档案馆设专职馆长一名。馆长应具备以下条件:

(一)热心档案事业,应具有高级专业技术职务任职经历。

(二)有较强的组织管理能力,具有开拓创新意识和精神。

(三)年富力强,身体健康。

第十条 学校应当为档案馆配备专职档案工作人员。档案馆工作人员列入学校编制序列,其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

第十一条学校应当将专职档案人员队伍建设列入学校人才队伍建设规划,并加强全校各部门、各院兼职档案人员队伍建设,建立全校档案工作网络,加强管理和业务培训工作。

档案馆应当根据工作需要及时组织专兼职档案人员进行档案法规和业务学习,参加校内外相关业务培训或继续教育。

第十二条学校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员应当具备硕士及以上学历。

第十三条 档案馆专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条学校应当按照法律法规的有关规定,为长期接触有毒有害物质的档案工作人员,采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。并给予适当的经济补助。

第十五条学校对档案人员中的涉密人员,应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准。要根据学校的实际,参照相关标准予以补助。补助标准与学校其他保密人员待遇一致。

第三章 档案管理

第十六条学校档案由学校档案馆集中统一管理,各单位的档案材料应按照规定向学校档案馆移交,不得拒绝归档。情况特殊的单位,可设立档案室,负责本单位的档案收集、整理、保管和利用工作,业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查。档案室每年须向学校档案馆报送新增档案库存目录和统计年报表。

第十七条 学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,归档范围包括:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等在工作中形成的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政管理工作中形成的文件材料。

(三)学生类:主要包括由学校档案馆永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。学生人事档案由学生管理职能部门、二级学院管理。

(四)教学类:主要包括学校反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

(五)科研类:主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。按《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

(六)基本建设类:主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

(七)仪器设备类:主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、改造工作中形成的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)会计类:主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。

各类文件材料的具体归档范围,按《yl34511档案归档范围和保管期限表》执行。

第十八条 学校实行档案材料形成单位(部门)、课题、项目组立卷整理的归档制度。

(一)学校各立卷单位(部门)分管档案工作的负责人应当按照归档要求,组织本单位(部门)相关人员及时立卷归档。

(二)立卷归档人应当按照纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录或归档文件目录,交本部门、单位档案工作负责人检查合格并签字后向学校档案馆移交。

(三)科研课题和基建项目在鉴定、结题(项)和竣工验收前,必须对文件材料进行系统整理,通过档案验收。项目验收后须及时完成归档移交工作。

第十九条归档纸质文件的书写规格和所使用纸张、装订材料等应符合档案保管要求。声像档案要确保声像清晰。电子文件材料应当与纸质文件材料同步归档,按照《电子文件管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT18894-2002)执行。

第二十条 学校档案材料应及时归档。未及时归档的,档案馆可采用适当方式予以通报。

(一)学校各部门应当在次学年结束前(一般为6月底前)完成归档。

(二)各部门、二级学院等应当在次学年寒假前(一般为1月底前)完成归档。

(三)科研档案应当在项目完成后2个月内完成归档。

(四)基建档案应当在项目完成后3个月内完成归档。

(五)重大活动档案应当在活动结束后2个月内完成归档。

(六)会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计机构保管3年,期满后移交学校档案馆统一保管。

第二十一条学校档案馆对保管期限已满的档案,应按规定成立鉴定小组予以鉴定,对经鉴定已失去保存价值的档案,要登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十二条学校档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十三条本校或本校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目,学校档案馆应当保存一整套档案,本校协助完成的项目应保存自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作。

第二十四条本校教职工个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,由立卷单位(部门)整理后按规定移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式移交档案馆保存,学校应给予适当奖励。

第二十五条因故滞留在职能部门、院系的各类档案材料,学校档案馆应当组织移交、接收工作。相关职能部门、院系必须配合做好移交工作,不得拒绝移交和扣留档案。

第二十六条学校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,应由学校出资征集归档保存。

对具有重要保存价值或文物价值的档案,难以征集到原件的可采用复制件(品)或目录收存。

第二十七条 学校档案馆应当开展以重大校史事件、校史名人及学校重大建设成果等为主题的特色档案资源建设。

第二十八条学校各项活动中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及高等学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,应当由学校档案馆集中管理。

第二十九条学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。档案工作如发生突发事件,应当按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定,立即向校长报告,及时处理。

第三十条 档案库房的技术管理工作,应当建立健全有关规章制度,由专人负责。

(一)档案馆工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度,及时做好登记,随时入库。

(二)档案库房安全管理要明确责任,库房环境和设施要达到档案保管要求,做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。

(三)未经批准,非本档案馆人员一律不得进入库房;未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案库房。

第三十一条 学校档案馆应当建立健全各类档案管理台账,认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第三十二条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外开放:

(一)涉及国家秘密的。

(二)涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的。

(三)涉及个人隐私的。

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第三十四条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经校长或学校保密工作部门批准。

第三十五条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件利用。如有特殊需要,应当经分管校领导批准。

第三十六条 档案利用中档案原件原则上不得外借。如有特殊情况需经报请校领导批准。外借档案原件必须完备手续,并建立限时催还机制。

三十七条学校档案开放应当设立专门的档案利用阅览室,并按《档案著录规则》编制必要的检索工具。提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十八条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

(一)凡依据学校档案出具证明的工作,均应当归口学校档案馆,其它部门无权出具相关证明。加盖学校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

(二)学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,可不收取费用。用于个人或者商业目的,可以按照有关规定合理收取费用。

(三)社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校档案馆应当无偿和优先提供。

第三十九条 寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第四十条学校档案馆应当积极开展档案的编研工作。公开出版重要档案史料,应当履行审批手续。

第四十一条 学校档案馆应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式,积极开展档案宣传工作。充分发挥档案的文化教育作用。

第五章 条件保障

第四十二条学校应当将学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。经费预算项目应根据工作需要确定,除日常工作经费外,应当适时设立专项经费。

四十三学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施,具体标准按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)执行。

(一)存放涉密档案应当设有专门库房。

(二)存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

(三)档案库房要与公共办公区域分开并自成体系,档案阅览室和整理间必须分开独立配置。

(四)库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间,设立档案馆的库房应满足今后至少20年档案增量保管的需要。

四十四 学校应当为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

四十五条 学校数字档案馆建设,应当符合国家信息化建设相关要求和档案行政管理部门制定的相关规定和标准。

数字档案馆建设应当适应统一管理、安全保管、信息共享、文化宣传等工作要求,合理配置所需硬件,科学设计管理软件,规范建设档案信息数据库,适应信息社会可持续发展的需要。

数字档案馆建设应当包括学校电子文件管理中心建设、各类档案应用系统建设、电子档案资源库建设和档案信息安全系统建设等基本内容,建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。

四十六 学校应当为档案馆提供相应的体制、机制保障。学校在体制与机构改革相关文件中应当明确档案馆的管理职能和业务职能。

第六章 考核、奖励与处罚

四十七 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

四十八 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。

(三)涂改、伪造档案的。

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的。

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的。

(六)其他违反档案法律法规的行为。

四十九 学校应当接受档案行政管理部门与教育行政部门联合开展的档案监督检查,并根据检查通报情况,及时整改存在的问题。

第七章 附 则

第五十条 本办法由学校档案馆负责解释

第五十一条 本办法自颁发之日起施行。


附件:1.yl34511档案实体分类实施办法

2.yl34511档案归档范围和保管期限

3.yl34511归档文件整理工作规范

4.yl34511各立卷部门档案归档范围

5.yl34511文书材料立卷归档程序

6.yl34511档案工作其他制度




二○一八年五月三日


附件1

yl34511档案实体分类实施办法

一、编制目的

为使我校档案工作适应现代化管理的需要,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,根据《高等学校档案实体分类法》及《江苏省高等学校档案管理办法》的精神,结合我校实际情况,特编制本办法。

二、分类原则

1、我校档案分类以学校档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2、在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下,确定同一实体分类体系,并把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

3、类目设置必须相对稳定,不受偶然因素、定期行为的影响,在较长时期内不随意改变

4、类目排列考虑学校档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

三、类目设置及标识

根据简明使用的原则,我校档案设两级类目。

一级类目是高等学校档案实体的最高层次。一级类目的标识,采用类目名称前二字汉语拼音的第一个字母。根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:

DQ党群

主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科学研究

主要包括科学研究管理、实践活动、产品生产过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像

主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。

SW实物

主要包括与本校有关的教学、科技开发的模型、样品、作品、奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗、字画、题词、礼品、赠匾、纪念品、印章、证件、纪念章纪念册等。

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的规律和特点,结合档案记述反映的内容性质,进行设置。二级类目的标识采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次是1213……99,带“0”的数字不用。

四、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据。必须反映档案的分类体系和物理位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一级类目内的档案不设重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地,不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双重功能。

档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成;分类号是档号的主题,由一、二级类目的顺序组成(例如:“党委会议记录”的分类号,由一、二级类目组成为“DQll”);案卷号是分类号中最下位类目顺序编码。

档号的模式。规定为:年度号+分类号+案卷号。

档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“一”连结(例如:2015内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:2015JXl4—23)。

五、档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。

六、档案实体分类表

DQ党群

11党务综合 (党总支、直属党支部综合材料入此)

12纪检

13组织(党校材料入此)

14宣传教育 (学生思想政治工作材料入此)

15统战 (民主党派材料入此)

16工会 (教代会、工代会、妇女工作材料入此)

17团委 (学生社团材料入此)

XZ行政

11行政综合 (学校评估、校史和院、部、所、中心等单位综合材料入此)

12人事 (本校师资培养材料入此)

13监察审计

14武装保卫 (人防、军训材料入此)

15总务、后勤 (房产、水电管理工作,卫生、医疗、保健、计划生育工作,校园绿化工作,车辆工作,环保工作,维修工作,膳食管理工作,通讯工作等材料入此。)

16档案、图书、文博

17信息中心

JX教学工作

11综合 (学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)

12学科与实验室建设 (专业设置入此)

13招生

14学籍管理 (学生奖惩材料入此)

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生 (毕业生信息反馈工作入此)

18教材

19继续教育(外校师资培养材料入此)

KY科学研究

11综合(科研经费管理、学术活动、产品生产类材料入此)

[12]按科研项目设置类目

JJ基本建设

11综合

[12]按单项工程设置类目

SB仪器设备

11综合

[12]按仪器设备种类或型号设置类目(招投标入此)

CB出版

11综合

12按出版物项目设置类目

WS外事

11综合

12出国()

13来校 (外国留学生工作材料入WSl5,国际合作与会议材料入WSl4)

14国际合作与会议

15外国留学生工作

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册(奖金、助学金入此)

SX声像

11综合

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

SW实物

11教学、科技开发的模型、样品、作品、

12奖状、证书

13奖杯、奖牌、锦旗

14字画、题词

15礼品、赠匾、纪念品、

16印章、证件、纪念章纪念册

17其他


附件2

yl34511档案归档范围和保管期限表

党群类

DQll 党务综合

序号 类 目 名 称 保管期限


1 上级党组织有关党的建设的文件材料

(如文件是针对本校的,则永久保存) 定期30

2 本校党员代表大会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、

发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和

代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍,大会选举 永 久

办法,选举结果和上级批复等。

(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小

组会议记录等 定期30

(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票

式样 定期10

3 本校党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、

党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永 久

4 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永 久

  1. 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久

  2. 以党委名义召开的工作会议材料 永 久

  3. 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久

  4. 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久

9 党委工作简报 永 久

10 党委大事记 永 久

11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久

12 党群系统重要统计材料 永 久

13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 定期30

14 党委保密、秘书工作的有关文件 定期30

15 重要的群众来信来访及处理材料 定期30

16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 永 久

17 党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会

议记录和统计表 定期30

18 党总支党建工作及有关材料 定期30

19 党总支人员奖励及有关材料 定期30

20 党员统计年报、计划总结、组织发展计划 定期30

21 党员干部考察、考核、任免、政审决定等 永 久

22 党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知 永 久

23 党组织关系介绍信及存根、党费收支 永 久

24 总支、支部改选报告、审批材料 永 久

25 各总支、支部委员名册 永 久

26 党员名册 永 久

27 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党的文件材料 永 久

28 发展新党员、预备党员转正的名册 永 久


DQ12 纪检


序 号 类 目 名 称 保管期限


1 上级纪委关于纪检工作的文件 定期30

2 纪委工作规章制度 定期30

3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久

4 校纪委会议记录 定期30

5 违纪案件调查处理材料 永 久

6 群众来信来访及处理意见 定期30


DQl3 组织


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 定期30

2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久

3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久

4 落实政策的有关材料 定期30

5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等

(包括上级批准的,要附任免呈报表) 永 久

6 副处级以上干部名册 永 久

7 组织关系介绍信、介绍信存根 永 久

8 评选表彰先进集体、劳动模范、先进工作者的材料 定期30

9 领导干部出国(境)审批、考察报告等材料 定期30


DQl4 宣传教育


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级关于宣传工作的文件 定期30

2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久

3 教职工政治思想工作动态及调查材料 定期30

4 理论学习的决定、通知、计划、总结 定期30

5 反映本校重大活动的剪报及图表 永 久

6 上级有关学生思想政治工作的文件 定期30

7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永 久

8 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永 久

9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 定期30

10 关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件 定期30

11 各院学生政治工作人员名单 定期30



DQl5 统战

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级关于统战工作的文件 定期30

2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永 久

3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永 久

4 本校各级人大代表、政协委员名单()及审批材料 永 久

5 台、港、澳和侨务工作材料 定期30

6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 定期30

7 统战工作重要会议记录 定期30

DQl6 工会

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关工会工作的文件 定期30

2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永 久

  1. 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言等文件) 定期30

4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 定期30

5 处分会员的有关材料 定期30

6 工会委员会会议记录、纪要 定期10

7 基层工会干部名册 定期30

8 会员名册 定期30

9 妇女工作材料 定期30

10 家属工作材料 定期30

11 教代表、工代会材料 定期30

DQl7 团委

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级关于团的工作文件 定期30

  1. 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领

导讲话、大会发言和大会通过的文件) 永 久

  1. 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领

导讲话、大会发言和文件) 永 久

4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永 久

5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 定期30

6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 定期30

7 处分团员的材料及复查材料 定期30

8 批准入团、离团材料及名单 定期30

9 团干部名单 定期30

10 团员名册 定期30

11 团委会议记录 定期30

12 学生会文件、材料 定期30

13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 定期30

14 各分团委的有关材料 定期30

15 研究生会的有关材料 定期30

16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 定期30

17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 定期30


行政类

XZll 行政综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关高校行政管理的综合性文件 定期30

2 全校性的规章制度 永 久

3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久

4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久

5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久

6 全校性的工作会议、座谈会文件 定期30

7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 定期30

8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久

9 学校评估材料 永 久

10 本校向上级的请示及其批复 永 久

11 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 定期30

12 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久

13 学年报表及综合统计 永 久

14 启用印章的文件及印模 永 久

15 本校历史沿革、情况介绍 永 久

16 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久

17 校史工作材料 永 久

18 校友工作材料 定期30

19 校庆工作材料 定期30

20 群众来信来访文件材料 定期30

21 普选工作材料 定期10

22 上级有关与本校、所、中心的来文 定期30

23 院、部、所、中心会议记录、纪要、简报 定期30

24 院、部、所、中心工作计划、总结、报告 定期30

25 院、部、所、中心开展各种学术活动的文件 定期30

26 院、部、所、中心与国内单位协作的材料 定期30

27 院、部、所、中心统计年报及重要资料 定期30



XZl2 人事

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级机关有关人事工作的文件 定期30

2 本校人事工作的规章制度 定期30

3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久

4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久

5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永 久

6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永 久

7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 定期30

8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 永 久

9 教职工动态月报 定期30

10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久

11 教师进修计划、安排、总结 定期30

12 教师工作量的规定及执行情况 定期30

13 教师业务考核材料 定期30

14 人事统计报表 永 久

15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 永 久

16 教研室、研究室正副主任名册 定期30

17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

(按类立卷,要求附审批表) 永 久

18 教职工工资调整材料、名册 永 久

19 教职工转正定级材料 永 久

20 教职工校内调动材料 定期30

  1. 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 永 久

22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 永 久

23 教职工援外和支援边远地区材料 永 久

24 教职工退职、离职和出国的有关材料 永 久

25 教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料 永 久

26 教职工退休后重新工作的材料 定期30

27 教职工福利工作 定期30

28 教职工商调函件 定期30

29 使用临时工有关材料 定期30

30 人民来信来访材料 定期30


XZl3 监察、审计

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关监察、审计工作的文件 定期30

2 本校监察、审计工作方面的规章制度 定期30

3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 定期30

4 监察、审计工作统计年报及重要报表 定期30

XZl4 武装、保卫

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关公安保卫工作的文件 定期30

2 本校公安保卫工作方面的规章制度 定期30

3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久

4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 定期30

5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 定期30

6 要害部门的公安保卫、消防工作 定期30

7 保卫工作简报 定期30

8 上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件 定期30

9 本校武装部职责范围内的规章制度 定期30

10 武装部工作计划、总结、调查报告 定期30

11 武装部工作统计年报及重要报表 定期30

12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表() 永 久


XZl5 总务(后勤)

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关总务工作的文件 定期10

2 本校总务处及各科规章制度 定期30

3 本校总务工作计划、报告、调查材料 定期30

4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 定期30

5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 定期30

  1. 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等

文件 定期30

7 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 定期30

9 车辆工作的有关文件材料 定期10

10 伙食工作的有关材料 定期10

11 校园绿化工作的有关材料 定期10


XZl6 档案、图书、文博

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关档案、图书、博物工作的文件 定期30

2 档案、图书、文博规章制度 定期30

3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 定期30

4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计

年报 永 久

5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 定期30

6 档案馆指南、全宗介绍 永 久



XZl7 信息化


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关现代教育技术工作的指示、意见、规定、办法等 定期30

2 校园网运行和管理的各项规章制度 定期30

3 工作计划、总结、统计报表 定期30

4 多媒体及网络教学系统的维护、管理、应用、开发、评价等文件材料 定期30

5 远程教育系统规划、管理及开发、应用等方面的文件材料 定期30

6 智慧校园建设有关材料 定期30


教学类

JXll 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级下达的有关教学工作的文件材料 定期30

  1. 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、

办法 永 久

  1. 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调

研报告、简报、总结 永 久

4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 定期30

5 非学历教育的培训班、进修班材料 定期30

6 统计报表 永 久

7 学生运动会材料 定期30


JXl2 学科与实验室建设

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 定期30

2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久

3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久

4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 定期30

5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久

JX13 招生

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关招生工作的文件材料 定期30

2 招生计划、规定、生源计划 定期30

3 新生录取材料及新生名单 永 久

4 委培、代培、自费生计划、合同及名单 定期30

5 招生宣传、招生工作总结 定期10

6 研究生入学试题及指导教师名册 定期30

JXl4 学籍管理

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 新生入学登记表 永 久

2 学生学籍卡片 永 久

3 学生成绩总册 永 久

4 在校学生名册 永 久

5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) 定期30

6 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 定期30

7 学生处分材料 定期30

JXl5 课堂教学与教学实践

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 各专业教学计划、教学大纲 永 久

2 课程建设要求及安排,校历表,课表 定期30

3 各院、科、专业课程试题库 定期30

4 典型教案、重要备课记录 定期30

5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 定期10

6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 定期10


JXl6 学位

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关学位工作文件材料 定期30

2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 定期30

3 学位委员会会议记录、决定 定期30

4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久

5 本科生优秀学士学位论文 定期30

6 硕士研究生学位论文及评审材料 定期30

JXl7 毕业生

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关毕业分配的文件材料 定期30

2 毕业生工作计划、简报、总结 定期30

3 毕业生供需统计、计划、合同 定期30

4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永 久

5 毕业证、派遣证存根领取签收册 定期30

6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 定期30

JXl8 教材

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 自编、主编教材 定期30

2 各院各专业使用教材目录 定期30

3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 定期30

4 其他有保存价值的自编参考资料 定期30

附录:存二级学院教学类档案

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 本专科生毕业论文(设计)及评审意见 定期30

2 课堂教学材料、课程进度表 定期30

3 教师任课安排、教案 定期30

4 优秀实习报告 定期30

5 本专业教学检查、调查材料及总结 定期10

6 教师工作量核算、登记材料 定期30



JX19继续教育

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关继续教育工作的指示、规定、通知 定期30

2 关于继续教育规章制度、规定、办法、发展规划 定期30

3 关于继续教育工作计划、报告、总结、请示与批复 定期30

4 关于继续教育工作统计数据报表 永 久

5 关于继续教育工作有重大影响的学术会议、重大活动材料 定期30

6 本校关于继续教育工作的请示及上级批复 定期30

7 与校外单位签订的合作办学协议书、合同 定期30

8 继续教育使用教材目录 定期30

9 关于继续教育专业评估的通知,自评报告、评估结论材料 定期30

10 关于继续教育招生计划、招生工作的文件材料 定期10

11 短期培训计划、人员、课程安排 定期30

12 各专业教学计划、教学大纲 定期30

13 录取名单 定期30

14 招生简章、专业介绍、专业目录汇编 定期30

15 业余、函授、自考助学(含第二学历)学生学籍卡 定期30

科学研究类

KY11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 科研行政管理文件材料 定期30

2 科研计划管理文件材料 定期30

3 科研成果管理文件材料 定期30

4 科研经费管理文件材料 定期30

5 申报科学基金及有关批复 定期30

6 学会工作(学术活动)材料 定期10

7 产品生产管理文件材料 定期30

KY12— 1 科研准备阶段

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 开题报告与课题调研论证材料 定期30

2 任务书、合同、协议书 永 久

3 课题研究计划、设计 定期30

4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 定期30

5 课题投资和预决算材料 定期30

KY12— 2 研究试验阶段

序 号 类 目 名 称 保管期限

  1. 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、

工艺流程及综合分析材料) 永 久

  1. 数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、

计算结果)。 永 久

  1. 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路

图等) 永 久

4 研究工作阶段小结、年度报告 定期30

5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永 久

6 样品、标本等实物的目录 永 久

KY12— 3 总结鉴定阶段

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 研究报告、研制报告 永 久

2 论文专著 永 久

3 工艺技术报告 永 久

4 技术诀窍报告 永 久

5 专家评审意见 永 久

6 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见) 定期30

7 鉴定证书 永 久

8 推广应用意见 定期30

9 课题工作总结 定期30

KY12— 4 申报奖励阶段

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 科研成果登记表 永 久

2 科研成果报告表 永 久

3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久

4 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永 久

5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久

KY12— 5 推广应用阶段

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 转让合同、协议书 永 久

2 生产定型鉴定材料 永 久

3 成果被引用或投产后反馈意见 定期30

4 推广应用方案及实施情况 定期30

5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 定期30

6 成果宣传报导材料 定期30

7 对外学术交流材料 定期30

按科研项目依次设置类目

基本建设类

JJ11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关基建工作的文件 定期30

2 基建工作规章制度 定期30

3 基建工作计划、总结、简报 定期30

4 基建工作总体规划 永 久

5 基建工作年度(季度)总结、统计报表 永 久

6 基建工程财务预、决算 定期30

7 全校性总体规划、设计总平面图 永 久

8 水、电、气管道分布图 永 久

9 地质勘探、地形测量材料 永 久


JJ12— 1 可行性研究

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 项目建议书及上级批复 永 久

2 可行性研究报告 永 久

3 项目评估 永 久

4 环境预测、调查报告 永 久

5 设计任务书及计划任务书 永 久

JJ12— 2 设计基础

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察 记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永 久

  1. 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定

位、观测记录 永 久

3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久

JJ12—3 设计文件

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 初步设计 永 久

2 技术设计 永 久

3 施工图设计 定期30

4 技术秘密材料、专利文件 永 久

5 设计计算书 定期30

6 关键技术实验 永 久

7 总体规划设计 永 久

8 设计评价、鉴定及审批 定期30

JJ12— 4 工程管理文件

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久

2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久

3 施工执照 永 久

4 环保三同时、消防、卫生等条、件水、电、气、暖供应协议书 永 久

5 产权证书 永 久

JJ12— 5 施工

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 土地施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 定期10

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施

工安全措施、施工工艺 定期30

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 定期30

(4)建筑材料实验报告 定期30

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永 久

(6)土建施工定位测量地质勘察 永 久

(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图 永 久

(8)隐蔽工程验收记录 永 久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永 久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定 定期30

(11)交工验收记录证明 定期30

(12)竣工报告、竣工验收报告 永 久

2 设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 定期10

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审 定期30

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 定期30

(4)隐蔽工程检查验收记录 定期30

(5)强度、密闭性试验报告 定期30

(6)设备调试记录 定期10

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 定期30

(8)系统调试、实验记录 定期30

(9)管线清洗、通水、清毒记录 定期10

(10)管线标高位置,坡度测量记录 定期30

(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定 定期30

(12)竣工报告、竣工验收报告 定期30

3 电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 定期10

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 定期30

(3)调试、整定记录 定期30

(4)性能测试和校核 定期30

(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告 定期30

(6)操作、联动试验 定期10

(7)电气装置交接记录 定期10

(8)中间交工验收记录、工程质量评定 定期30

(9)竣工报告、竣工验收报告 定期30


JJ12— 6 竣工验收

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 竣工验收报告 永 久

2 全部竣工图纸 永 久

3 质量评审材料 永 久

4 工程现场声像材料 永 久

5 竣工验收会议决议文件 永 久

JJ12— 7 基建财务、器材管理

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 财务计划、年度计划 定期30

2 工程概算、预算、决算 永 久

3 主要材料消耗、器材管理 定期10

4 交付使用的固定资产 永 久

JJ12— 8 生产技术准备、试生产

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 技术准备计划 定期10

2 试生产管理、技术责任制 定期30

3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 定期10

4 设备试车、验收、运转、维护记录 定期30

5 安全操作规程、事故分析报告 定期30

6 技术培训材料 定期10

7 工业卫生、劳动保护材料 定期30

按单项工程设置类目

仪器设备类

SB11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 定期30

2 本校仪器、设备管理的规章制度 定期30

3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 定期30

4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 定期30

5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复 定期30

6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 定期30


SB12 仪器设备项目

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) 定期30

2 上级或主管领导批复和准购批示 定期30

3 定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 定期30

4 进口设备过程中有关的技术商务文件 定期30

5 开箱记录及装箱单 定期30

6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 定期30

7 验收报告及文件材料 定期30

8 索赔来往函件及结果文件 定期30

9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存

10 使用、检修、故障事故记录(设备履历书) 与设备共存

11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存

12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存

出版类

CB11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关编辑出版工作的文件 定期30

2 上级召开的编辑出版工作会议文件 定期10

3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要

会议记录 永 久

4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永 久

5 编辑出版部门管理形成的文件材料 定期10


CB12 出版物项目

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 编辑出版合同、协议书 定期30

2 出版请示和批复 定期30

3 原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原

稿签收单) 定期30

4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 定期30

5 封面设计图样 定期10

6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永 久

7 出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单 定期10

8 获奖或受查处情况的文件材料 定期30

9 有参考价值的读者来信、重要评论 定期10

10 再版修改意见 定期10

外事类

WS11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级关于外事工作的文件材料 定期30

2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 定期30

3 外事工作统计报表等 永 久

4 外事工作会议材料 定期30


WS12 出国(境)

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级对出国(境)人员的有关文件材料 定期30

2 国际学术会议论文 定期30

3 投寄国外的学术论文 定期30

4 出国(境)人员考察、访问材料 定期30

5 出国(境)讲学、研究人员有关材料 定期30

6 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证

书(影印件) 永 久

7 国际比赛、竞赛 定期30


WS13 来校

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 定期30

2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 定期30

3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材

等材料 永 久

4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 定期30

5 国际比赛、竞赛 定期30


WS14 国际合作与会议

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永 久

2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永 久

3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 定期30

4 授予外籍人员名誉称号的材料 永 久

5 双方互赠的礼品、纪念品 定期30

6 国际会议的有关材料 定期30


WS15 外国留学生工作

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 录取审批材料 永 久

2 学籍登记表、学籍卡片 永 久

3 教学计划、大纲、安排 定期30

4 学习情况、成绩及评语 永 久

5 学位论文及学位证书复印件 定期30

6 学生名册 永 久

7 学生去向及有关材料 定期30

财会类

CK11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关财务会计工作的文件材料 永 久

2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 定期30

3 学校基金管理工作文件 定期30

4 有关财务管理方面的其他文件材料 定期30

5 会计档案移交清册 定期30

6 会计档案保管清册 永 久

7 财会档案销毁清册 永 久

8 会计档案鉴定意见书 永 久

CK12 会计报表

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 财政总决算(含基建综合决算) 永 久

2 预算会计报表 永 久

3 年度以上规划表、分配计划、测算表 定期30

4 年度以上各种统计报表(含工资报表) 定期30

5 季度以下各种计划、统计报表 定期10

CK13 会计帐薄

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 涉及外事会计帐簿 永 久

2 总帐 定期30

3 预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 定期30

4 预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 定期30

5 学校专项基金帐簿 定期30

  1. 日记帐 定期30

其中:现金、银行存款日记帐 定期30

  1. 固定资产明细帐 (固定资产报废清理后保管五年) 定期30)

CK14 会计凭证

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 涉及外事的会计凭证 永 久

2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 定期30

3 预算外各种原始凭证、记帐帐单 定期30

4 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 定期30

5 银行存款余额调节表 定期10

  1. 会计拨款凭证及其他会计凭证 定期30

  2. 银行对外帐单 定期10

  3. 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 定期30

CK15 工资清册

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 工资发放名册、卡片 永 久

2 工资转移、证明、通知存根 定期30

3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 定期30

声像载体档案

SX11 综合管理文件


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 综合类声像文件 永 久


SX12 照片


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 照片 永 久


SX13 录音带


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 录音带 永 久


SX14 录像带


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 录像带 永 久


SX15 幻灯片


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 幻灯片 永 久


SX16 磁盘


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 磁盘 永 久


SX17 影视胶片


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 影视胶片 永 久


SX18 缩微胶片


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 缩微胶片 永 久


SX19 光盘


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 光盘 永 久



实物档案

SW11 模型、样品、作品

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 模型、样品、作品 永 久

SW12 奖状、证书

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 奖状、证书 永 久

SW13 奖杯、奖牌、锦旗

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 奖杯、奖牌、锦旗 永 久

SW14 字画、题词


序 号 类 目 名 称 保管期限

1 字画、题词 永 久

SW15 礼品、赠匾、纪念品

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 礼品、赠匾、纪念品 永 久


SW16 印章、证件、纪念章纪念册

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 印章、证件、纪念章纪念册 永 久


SW17 其他

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 其他实物 永 久



附件3

yl34511归档文件整理工作规范

为规范我校文件材料立卷归档工作,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《江苏省〈归档文件整理细则〉实施办法》等有关规定,结合本校实际,特制定本规范。

一、归档范围的确定

1、确定的原则

1)归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2)归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3)归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

2、归档的主要内容和重点

归档的主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、重大活动等方面,具体范围见《yl34511档案归档范围和保管期限表》。

1)党群、行政档案归档的重点以本校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2)教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3)科研档案归档的重点是本校承担的科研项目(课题)在科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究试验阶段形成的,作为研究结果依据的原始材料。

4)基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

5)设备档案归档的重点是本校仪器设备(特别是价值5万元以上的)在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

6)出版档案归档的重点是本校在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料,尤其是出版物本身。

7)外事档案归档的重点是本校在重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

8)财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

9)声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

3、凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的,必须打印成纸质材料,连同光盘或磁盘一起立卷归档。

二、立卷分工

我校实行主办单位立卷的制度

1、上级部门下达的文、电材料,综合性的,由党政办公室立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2、以党委、学校名义的发文,一般由党政办公室立卷归档。

3、以职能部门名义的发文,由职能部门立卷归档。

4、党委和学校召开的党委会、校长办公会、党政办公会所形成的材料,由党政办公室立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议,各单位召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

5、我校各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党政办公室立卷归档;请示报告的原稿及批复、批转的复制件,由报文单位作为资料保存。

6、两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位作为资料保存。

7、各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档,并将其全部档案移交校档案馆保存,不得将档案材料带入其他单位。

8、学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿,由党政办公室和各单位立卷归档。

9、重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

三、立卷原则

立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,适当区分不同保存价值来分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找利用为原则。

四、立卷程序与方法

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

1、预立卷

1)学校实行文件材料形成部门立卷归档制度。全校各党政管理部门、二级学院(部、所、室、中心)均为立卷单位。

2)各立卷单位的专职文书处理人员或专()职档案人员,应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹,在平时注意及时收集属立卷归档的文件材料,依照《yl34511档案归档范围和保管期限表》确定的归档范围归入相应的卷夹内,便于保管利用和立卷。

3)一个年度需要立卷归档的文件材料,必须收集齐全、完整。

4)收集的重点:本单位自己制成的文件材料;上级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。

4)归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求,禁止使用铅笔、园珠笔、彩笔书写,所有字迹不得超过装订线,办公用纸一般采用A4型。

2、立卷分类

1)流程图:文件材料→ 分年度 → 分类别 → 分问题 → 分保管期限。

2)先将文件材料按其形成或针对的年度分开。根据文件材料的不同特点,可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;按学年处理的文件,归入专门年度。

3)在分年度的基础上,将文件材料按《yl34511档案实体分类实施办法》中确定的十一个类别分开。

4)将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事件分开。

5)最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

3、立卷组合

将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来。

1)立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页。

2)立卷组合形式:

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

人民来信材料,可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合。

统计报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷。

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合,同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合。

简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

科研文件材料,根据每个研究课题的材料多少,可组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

基建文件材料,按工程项目组卷,一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其它材料按文件性质分别组成案卷。

仪器设备文件材料,可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

出版类文件材料,以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷。注意分清年度,不可混年立卷。

财会文件材料,按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料,不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷。

其它文件材料,可根据具体情况进行组合。

4、排列卷内文件材料

按卷归档的文件,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;批复、批示在前,请示、报告在后;转发文在前,被转发文在后;计算机形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;上级通知在前,上报材料在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图表在后;基建图纸按图的类别序号排列;其它文件材料按时间顺序排列。

按件归档的文件,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印件为一件;批复、批示与请示、报告为一件;转发文与被转发文为一件;计算机形成的文件,定稿无须保存的,正文与发文稿纸为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;式样同一的表格,以一定的单位组合,可在一起作为一件。

5、整理文件材料:对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠。

6、编写页号(页数):卷内文件应编页号或页数。按卷装订的文件编页号,卷内文件中有图文的页面均应编写页号,页号的位置在每页材料非装订线一侧的上角。按件装订的文件编页数,即每一件文件中有图文的页面的总页数。

7、填写卷内文件目录:卷内文件目录一式两份,一份置于卷内文件之前,一份交档案馆,用计算机打印。

顺序号(件号):以卷内文件排列先后顺序填写。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

日期:文件的形成时间,例:2018.5.1

页号(页数):填写卷内每份文件的首页号(页数),最后一份文件填写起止页号。

备注:对卷内文件变化作必要说明。

8、拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,其常用结构:作者—时间—问题(内容)—名称(文种)。作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。除会议文件外,

得用“×××文件材料”;除一般函件外,

得用“×××来往文书”。

9、案卷装订:案卷归档时要去掉卷内文件上的金属物,各立卷单位不装订,由档案馆统一装订

10、填写案卷封面

1)全宗名称:填写“yl34511”。

2)案卷题名:案卷题名书写应注意居中、对称。

3)保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

11、填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

2)立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3)检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

4)立卷时间:填写完成立卷日期。

12、编制档号:各单位立卷人将整理完毕的案卷交校档案馆检查,合格后按《yl34511档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

13、编制案卷目录:检查后的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,编制案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记。案卷目录一式两份,其中一份交校档案馆。

14、案卷进盒:案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

五、各类文件材料立卷归档时间:

1、学校党政管理部门形成的档案材料、各院(部、所、室、中心)形成的教学档案材料和其他教学综合管理文件材料和出版物类档案在次年6月底前归档;

2、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档;

3、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

4、仪器设备类档案应当在完成验收后的六个月内归档;

5、财会类档案在会计年度终了后,暂由档案生成单位保管三年,期满后向校档案馆移交。

6、各立卷单位形成的人物类档案和实物类档案即时归档;

7、重大活动类档案应当在活动结束后两个月内归档。


附件4

各立卷部门档案归档范围(仅供参考)

立卷部门:党政办公室(保密办、档案馆)


归档范围

1

党委工作计划、报告、总结

2

校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、总支书记会、党务工作会会议记录、纪要、决议及会议讨论文件

3

党委办公会议记录

4

领导干部民主生活会情况材料

5

以学校党委名义下发的决定、规定、条例、批转的文、通知等

6

贯彻执行党和国家重大方针、政策、事项的文件材料

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料(由党办牵头 有关部门归档)

8

党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

9

以学校党委名义给上级党委的请示、报告及上级批复

10

党委处理特殊问题的文件材料

11

稳定、预案处理的文件材料

12

以党委和党委办公室名义与外单位联系工作中产生的重要的来往文件

13

党委保密工作的有关文件材料

14

学校报表

15

全校性的规章制度

16

学校年度、学期工作计划、报告、总结

17

校长办公会记录、纪要

18

本校年鉴、大事记、简报、信息等

19

本校事业规划、.计划及上级批复

20

本校体制改革各项重要的规定、报告

21

上级有关高校行政管理的综合性文件

22

以学校名义颁发的决定、条例、规定、通报、通知

23

本校启用、销毀印章、印模的文件材料

24

本校行政向上级的请示及批复

25

校领导在全院性大会上的重要讲话稿和参加校外会议发言稿

26

全校性的工作会议、座谈会文件

27

本校与上级有关领导、著名人士的来往信函等

28

上级领导来我院视察工作的材料

29

本校与国内外学校等单位签定的合同、协议书

30

重要的群众来信来访文件材料

31

校级获得的先进、荣誉证书

32

事业单位法人年度报告书

33

校庆活动计划、请示、议程、会议记录、邀请名单、请柬、大会发言材料、活动计划及安排、总结等材料

34

校庆活动出版的图书、画册、纪念册 其他需要归档的材料

35

重要领导人、著名人士题词、贺信、贺电

36

重要来宾签名册

37

校友贺信、贺电、纪念品、签名册及外单位赠送的礼品、纪念品等

38

各种学术报告会、接待活动材料及照片(附文字说明)

39

档案馆规章制度、计划、总结、报告、请示、批复、会议记录等

40

档案馆指南及全宗介绍、概况及发展规划

41

上级及本校关于档案工作评估达标的有关材料

42

档案编研成果

43

其他需要归档的材料

立卷部门:党委组织部(统战部、党校,关工委)


归档范围

1

上级关于院级领导干部职务任免的批复、通知及学校上报的有关材料

2

副处级以本校副处级以上干部名册、任免、调动和离休报告、决定、批复、通知

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

4

干部挂职锻炼交流、借调、商调材料

5

后备干部人选、干部选拔任用工作材料

6

上级和本校关于组织工作、党建工作的指示、决定、 党组织重大活动中形成的材料

7

组织部召开的重要会议记录

8

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

9

党内统计报表

10

组织工作大事记

11

选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料

12

党代会通知、工作报吿、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿 照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、特邀代表名单、 候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等

13

党代会提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

14

党代会参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

15

上级关于领导干部年度考核的通知及本校考核报告

16

党费的收支报表及统计表

17

关于各党组织换届选举的请示、报吿与批复

18

本校党员名单、发展新党员名单

19

本校党员关系转移(不含院内变动)的介绍信及存根

20

表彰先进党支部、优秀党员、党务工作者相关材料

21

党员处分及其他材料

22

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

23

本校报送的各级人大代表、政协委员名单及相关材料

24

统战工作大事记

25

上级关于统战工作的文件和批复

26

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

27

统战部召开的会议记录、纪要

28

有关统战群众团体工作相关材料

29

统战工作先进材料

30

各民主党派成员和负责人名册及换届选举材料

31

批准加入个民主党派成员的通知、函

32

党外中青年干部学习培训材料

33

组织各界人士各种活动的材料、照片

34

民主党派、党外人士情况反映及来信来访处理材料

35

重要的群众来信来访及处理材料

36

其他需要归档的材料

立卷部门:党委宣传部(中国特殊教育博物馆)


归档范围

1

上级关于宣传工作的文件

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

3

本校理论学习的决定、通知、计划、总结

4

各类精神文明单位申报材料、规划、措施及证书

5

宣传部召开的重要会议记录、纪要

6

本校重大活动、重要人物视察、访问等形成的宣传材料(包括电子文档)

7

本校重大活动、新闻摄影照片

8

宣传大事记

9

上级有关文博工作的文件

10

文博规章制度

11

文博工作计划、报告、总结、规划、藏品目录、统计

12

文博部门与校外交流的有关材料

13

其他需要归档的材料

立卷部门:纪委办公室(监察处)


归档范围

1

上级有关纪检、监察工作的文件

2

本校宣传校纪检、监察工作计划、总结、报告、规章制度

3

纪检、监察工作大事记

4

校纪检、监察工作召开的重要会议记录、纪要

5

本校关于党风廉政工作的材料

6

校违纪案件的调查材料、批复、处理报告

7

群众来信来访及处理意见

8

纪检、监察工作先进材料

9

在上级纪检、监察工作会议上的发言、交流材料

10

其他需要归档的材料

立卷部门:团委


归档范围

1

上级关于团的工作文件

2

学校团代会、学代会通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况介绍、选举结果及上级批复

3

团委工作计划、报告、批复、总结及规章制度

4

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

5

团员处分和撤销处分决定的材料

6

团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照片

7

基层团组织机构设置、换届选举、干部任免的通知、决定团干部名单

8

学生会的有关材料

9

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

10

学生社会实践的有关材料

11

校园文化的有关材料

12

志愿者服务的有关材料

13

其他需要归档的资料

立卷部门:校工会(退休办)


归档范围

1

上级有关工会工作的文件

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、请示与批复

3

由工会系统开展组织的各类荣誉称号、表彰先进材料

4

工会工作规章制度

5

工会成立、换届选举的报告、批复等材料

6

工会组织的重大文体活动材料

7

基层工会干部名册

8

教代会、工代会的通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选 人情况介绍、选举结果及上级批复等文件

9

教职工代表大会重要提案及其处理情况

10

教职工协会等材料

11

上级及本校关于教职工假期休养工作的材料 帮扶帮困活动材料

12

工会会议记录、纪要 教职工运动会材料

13

其他需要归档的材料

立卷部门:发展规划处


归档范围

1

学校发展规划

2

发展规划处年度工作计划、总结、大事记、重要会议记录

3

论证学校发展改革的重大建设与管理项目的文件材料

4

本校各单位工作计划汇编

5

本校机构设置及岗位调整、岗位职责的文件

6

本校各单位工作制度汇编

7

发展规划处对有关工作调研、分析的报告

8

发展规划处组织或承办的重要活动、会议材料

9

校友工作材料

10

校庆工作材料

11

其他需要归档的材料

立卷部门:人事处(人才交流服务中心)


归档范围

1

上级有关人事工作的文件

2

本校人事工作文件及规章制度

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

6

关于本校人员编制计划方案的请示、报告及省教育厅下达编制指标的文件

7

本部门大事记

8

本校教职工名册

9

上级和本校有关教师及其他系列专业技术人员职务评审、晋升的文件、规定

10

教职工评定、聘任专业技术职务的批复及材料

11

晋升职称申报表及有关材料

12

本校聘请名誉教授、顾问教授、客座教授、兼职教授、副教授的材料

13

人事处权限内的干部任免材料

14

表彰与奖励先进集体、个人的材料

15

教职工处分、处埋材料

16

师资培养、教师进修材料

17

教职工录用、调入、转正定级、调出、离职及校内调动人员材料

18

各类毕业生分配来校报到证

19

高层次人才引入、培养工作的文件材料

20

优秀青年教师、骨干教师资助等有关材料

21

享受政府特殊津贴人员名单及相关材料

22

333工程、教学名师、突出贡献的中靑年专家等材料

23

上级机关有关工资、津贴调整的文件与本校的规定、办法

24

教职工工资、津贴调整材材料、名册

25

教职工年度考核材料

26

教职工援疆援藏和支援边远地区材料

27

教职工在外单位、机构、团体兼任职务的文件材料

28

借调教职工的合同、协议、函件等

29

本校教职工致残、死亡、抚恤工作材料

30

上级及本校教职工离退休工作的文件、报告、请示、批复

31

使用临时工等材料

32

人民来信来访等材料

33

申报教师类留学基金材料

34

其他需要归档的材料

立卷部门:教务处(教育教学评估中心、教师教育发展中心)


归档范围

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

3

本校关于教学管理工作的规章制度

4

本校关于教学工作的计划、总结

5

教学工作会议和教学工作研讨会文件及有关材料

6

教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料

7

本校新增专业申报材料与上级批复

8

本校调整专业及学制的报告及上级批复

9

专业设置计划、总结报告材料

10

上级及本校关于学籍管理的文件材料

11

新生及在校学生名册

12

学籍变更材料-休学、退学、复学、转学、转专业、注销学籍等

13

教学计划、教学大纲、专业培养计划、课程大纲

14

各类教学实践基地申报与验收材料

15

各学期课程表、校历、教师工作安排表

16

教改项目申请书、验收意见表、课题总结、研究报告

17

各级教学成果奖材料(含申报附件和获奖照片、光盘)

18

上级有关学位工作的文件材料

19

本校学位评定条例、办法及计划、总结、实施细则

20

优秀学位论文(设计)汇编、推荐表、获奖情况

21

毕业证书、学位证书发放签名册、存根

22

毕业生名单

23

毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料

24

上级及本校关于教材的文件

25

本校自编、主编教材

26

优秀材料申报、评审、获奖名单

27

教材采购招投标文件

28

上级有关学科、专业设置及教学型实验室建设的文件材料

29

学科、专业、教学型实验室论证、评估、申报、审批材料

30

学科、专业、教学型实验室建设材料

31

学科、专业、教学型实验室建设计划、简报、总结材料

32

学科、专业、教学型实验室建设统计报表

33

上级及本校有关教学督导的文件、制度、报告

34

上级及本校有关教师教学发展工作的文件、制度

35

教师教学工作的计划、报告、总结、会议、报表等

36

上级及本校有关教育教学评估的文件 、制度

37

各类教学评估工作会议、报告、计划、总结、材料汇编

38

其他需要归档的材料

立卷部门:学生工作处(党委学生工作部、人民武装部)


归档范围

1

上级有关学生工作的文件材料

2

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

3

学生工作计划、报告、总结

4

学生工作先进工作者、先进个人、先进班能表彰文件、材料

5

各类奖学金、助学金材料

6

优秀毕业生表彰文件和登记表

7

学生违纪处分材料

8

学工大事记

9

上级有关武装、军训工作的文件

10

本校武装部职责范围内的规章制度、工作计划、总结、会议记录

11

学生军训工作计划、总结材料

12

国防、武装工作先进材料

13

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表()

14

上级及本校关于招生就业工作的文件材料、规章

15

上级关于编报高校招生计划的通知和学校的上报材料

16

本校招生计划、招生简章、宣传、总结

17

新生录取材料及新生名单

18

上级有关毕业分配的文件材料

19

毕业生工作计划总结

20

毕业证、派遣证存根领取签收册

21

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

22

其他需要存档的材料

立卷部门:科研处


归档范围

1

上级有关科研工作的文件及本校的上报材料

2

本校科研工作的规章制度

3

本部门工作计划、总结、报告

4

上级下达的科研计划、任务

5

本校上报的科研计划、总结

6

本校科研成果登记表及重大科研项目执行情况

7

本校科研成果汇编及获奖情况、统计年报

8

本校获专利项目名册、统计材料、申请文件、专利证书原件或影印件

9

本校召开科研工作会议的材料

10

本校与外单位合作签定的科研协议及执行情况

11

本校申报科学基金的报告及上级批复

12

产学研推进工作材料

13

全校人文社科研究项目、成果汇编

14

开题报告与课题调研论证材料

15

科研项目计划任务书、合同、立项批复

16

项目经费拨款通知单和课题经费预决算材料

17

课题研究计划、执行情况、计划调整报告

18

项目鉴定材料:鉴定会议纪录、鉴定意见、鉴定证书、专家评审意见

19

项目验收材料:验收会议纪录、验收意见、验收证书、专家评审意见

20

科技项目现场测试报告、用户使用报告、经济效益证明

21

科研成果登记表、报告表、奖励与审批材料

22

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

23

成果转让合同、协议书、推广应用效益证明

24

研究报告、论文

25

科技成果工艺技术、使用报告、实验测试原始记录、数据处理材料、设计图纸、说明、技术开发咨询转让服务

26

上级有关学科建设、研究生培养、重点实验室建设等的文件材料

27

其他需要存档的材料

立卷部门:财务处(招标办)


归档范围

1

上级有关财务会计工作的文件材料

2

上级下达各项经费指标的通知文件及复函

3

本校财务管理的规章制度、工作计划、总结、请示、批复等文件

4

会计移交清册

5

财会档案销毁清册

6

其他(电子帐本)

7

财务年度预算、决算报表及有关文件

8

总帐

9

明细分类帐

10

会计凭证

11

对帐单

12

工资发放名册

13

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

14

年度政府采购预算申请、审批及汇总表,每月政府釆购计划审批表、询价单、 委托单等

15

采购项目计划安排表、招标文件、投标文件、评估报告、招标结果等有关资料

16

有关政府采购与招标业务等相关材料

17

各种有关政府采购、招投标、房屋、土地、仪器设备出租出借等相关合同

18

其他需要存档的材料

立卷部门:审计处


归档范围

1

审计工作统计年报及重要报表

2

上级有关审计工作的文件和对学校审计的情况及有关材料

3

本校关于审计工作方面的规章制度、内部工作制度

4

审计工作计划、总结、年度报表、请示及上级批复

5

本部门大事记

6

本校财务收支、经济责任、专项审计、审计调查等审计项目报告及工作底稿

7

本校基建、修缮工程审计项目报告及工作底稿

8

其他需要归档的材料

立卷部门:国际合作与交流处(外事办、港澳台办)


归档范围

1

上级关于外事工作的文件材料

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

3

外事工作统计报表等

4

国际学术会议论文

5

投寄国外的学术论文

6

出国(境)人员考察、访问材料

7

出国(境)讲学、研究人员有关材料

8

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证

9

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

10

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

11

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材

12

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

13

国际比赛、竞赛

14

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

15

本校完成的国际合作项目、成果等材料

16

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

17

授予外籍人员名誉称号的材料

18

双方互赠的礼品、纪念品

19

国际会议的有关材料

20

录取审批材料

21

学籍登记表、学籍卡片

22

教学计划、大纲、安排

23

学习情况、成绩及评语

24

学位论文及学位证书复印件

25

学生名册

26

学生去向及有关材料

27

上级和本校对出国(境)人员的有关规定、实施细则、规章制度

28

出国()人员考察访问、出席国际会议、学术交流、讲学、合作研究材料、 因公出国()进修、留学人员的请示、枇件等材料

29

其他需要归档的材料

立卷部门:保卫处(党委保卫部)


归档范围

1

上级有关公安保卫工作的文件

2

本校公安保卫工作方面的规章制度

3

本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

6

要害部门的公安保卫、消防工作

7

保卫工作简报

8

其他需要归档的材料

立卷部门:后勤管理处(国有资产管理办、基建办)


归档范围

1

上级有关后勤工作的文件

2

本校后勤及各科规章制度

3

本校后勤工作计划、报告、调查材料

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

6

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

7

师生员工健康状况调查材料及统计表

8

本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册

9

车辆工作的有关文件材料

10

伙食工作的有关材料

11

校园绿化工作的有关材料

12

上级有关基建工作的文件

13

基建工作规章制度

14

基建工作计划、总结、简报

15

基建工作总体规划

16

基建工作年度(季度)总结、统计报表

17

基建工程财务预、决算

18

全校性总体规划、设计总平面图

19

全校水、电、气管道分布图

20

全校地质勘探、地形测量材料

21

项目建议书及上级批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书及计划任务书

22

国家土地使用证及地形图与房屋权属证明书

23

土地批复、建设用地批准书、国有土地转让、抵押文件

24

建设用地规划许可证、核发通知及地形图

25

建设工程规划许可证、项目表及红线图(地形图.总平面图)与规划局核准的建筑施工图

26

环保、卫生防疫、消防、人防、防震、绿化等前期申请、审核意见单

27

勘察、设计招、投标文件、评标文件及中标通知书

28

监理单位投标文件、评标文件及中标通知书

29

施工单位投标文件、评标文件及中标通知书

30

勘察、设计工程合同书

31

委托监理合同书

32

施工总承包合同书及各专业分包合同书

33

招标代理、招标文件审查、技术设计审查、各种协议

34

同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

35

工程地质、水文地质、勘察报告及地质图

36

总体规划设计文件、上级批复文件及设计图

37

设计任务书、计划书

38

方案设计、上级批复文件及方案图

39

扩大初步设计文件、上级批复文件及概算书

40

扩大初步设计有关(规划消防水电等)专业部门评审文件

41

施工图设计及工程预算书

42

施工图设计文件审图合格证书

43

工程设计计算书或结构计算书代保管证明

44

工程设计的评价、.鉴定及审批文件

45

桩基工程开工报告、打桩记录

46

桩位标高、偏差、位移实测记录

47

桩基检测报告、桩验收证明评估报告

48

桩位布置竣工图、桩基工程竣工报告

49

施工组织设计、方案及审批;施工计划、进度、安全等文件

50

开工、复工、竣工报告、通知、技术质量交底

51

施工定位测量、放线、复核记录、甲方交桩记录

52

设计图纸会审会议纪要(含土建、安装、装饰)

53

设计变更文件(技术核定单、设计变更通知、材料代用单等)

54

施工日记及无事故记录

55

砂浆试块、混凝土试块汇总表及强度试验报吿

56

原材料(钢材、水泥、砌体、门窗等)汇总表、合格证、(试验)检测报吿等质保证明文件

57

各种试验报告、复试报告

58

预应力钢材、锚具、夹具等质保证明文件

59

外墙、屋面保温材料质量证明、复试报告

60

设备管道安装的材料出厂证明、试验报告

61

水、电、风安装材料合格证明、试验报告、检测报告

62

管道设备焊接试验、漏光检查、强度、密封性试验报告

63

设备管道安装记录、质量检查、试运行、调试记录等文件

64

管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

65

单位工程质量验收记录表(含资料核査、安全功能、观感记录等)

66

地基与基础分部工程质量验收记录(含基础验收证明)

67

主体结构分部工程质量验收记录(含主体验收证明)

68

建筑装饰分部工程质量验收记录(含幕墙验收证明评估报告)

69

智能建筑分部工程质量验收记录

70

通风与空调分部工程质量验收记录

71

电梯分部工程质量验收证明及相关文件

72

设计单位合格证明书(原件)

73

施工单位合格证明书(原件)

74

监理单位合格证明书(原件)

75

参建单位信息汇总表(施工单位、监理单位签章)(原件)

76

工程材料检测报告确认证明(桩基、基础、主体、屋面、装饰、节能) (原件)

77

工程质量保修书(原件)

78

工程款支付证明(含三方签字、盖章(原件)

79

施工单位综合保险缴纳结算证明单(原件)

80

室内空气环境检测报告(复印件)

81

电梯分部工程质量验收证明书(原件)

82

幕墙分项验收证明书及幕墙安装工程评估报告(原件)

83

节能分部验收证明书及节能施工程评估报告(原件)

84

建筑节能工程备案审查登记表(原件)

85

民防工程验收备案证明书(单)(原件)

86

施工单位质量整改报告及相关通知单、联系单(复印件)

87

工程决算及审价报告(复印件)

88

财务决算报告(包括工程所有的费用)(原件)

89

其他相关的文件(原件)

90

总平面布置图

91

建筑竣工图

92

结构竣工图

93

给排水竣工图

94

强电竣工图

95

弱电竣工图

96

暧通竣工图

97

动力竣工图

98

各专业装饰竣工图

99

声像资料(工程照片或光盘)

100

上级有关国有资产管理的政策、业务管理工作文件

101

本校制定的有关学校资产管理各项规章制度

102

资产管理年度工作计划、报告、总结

103

有关资产清查、考核评估的文件、材料

104

有关产权的登记、界定、变动和纠纷调解的文件和材料

105

本校有关资产管理业务工作的综合性统计材料

106

主要材料消耗、器材管理

107

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

108

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

109

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

110

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

111

上级或主管领导批复和准购批示

112

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

113

进口设备过程中有关的技术商务文件

114

开箱记录及装箱单

115

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

116

验收报告及文件材料

117

索赔来往函件及结果文件

118

设备说明书及全套随机文件材料

119

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

120

重大事故的调查分析及处理意见

121

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

122

其他需要归档的材料

立卷部门:图书馆


归档范围

1

上级有关图书工作的文件

4

图书工作概况、规章制度、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

5

图书馆与校外交流的有关材料

7

图书馆工作计划、报告、总结、请示与批复

8

图书馆工作会议记录

9

本部门大事记

10

图书馆工作委员会工作材料

11

其他需要归档的材料

立卷部门:信息化建设与管理中心


归档范围

1

上级关于现代教育技术工作的指示、意见、规定、办法等

2

校园网运行和管理的各项规章制度

3

工作计划、总结、统计报表

4

多媒体及网络教学系统的维护、管理、应用、开发、评价等文件材料

5

远程教育系统规划、管理及开发、应用等方面的文件材料

6

校园网络系统及其安全维护、管理、监控等方面的文件材料

7

智慧校园建设有关材料

8

重大活动音视频资料

9

其他需要归档的材料

立卷部门:继续教育学院


归档范围

1

上级有关继续教育工作的指示、批复、规定、通知

3

本部门大事记

4

关于继续教育规章制度、规定、办法、发展规划

6

本部门工作会议记录

8

本部门工作统计数据报表

9

本部门主办的有重大影响的学术会议、重大活动材料

10

与校外单位签订的合作办学协议书、合同

11

培训、自考助学、函授情况

12

关于继续教育专业评估的通知,自评报告、评估结论材料

14

关于继续教育招生计划、招生工作的文件材料

15

招生简章、专业介绍、专业目录汇编

16

业余、函授、自考助学(含第二学历)学生学籍卡

17

短期培训计划、人员、课程安排

18

各专业教学计划、教学大纲

19

录取名单

20

其他需要归档的材料

立卷部门:学报编辑部


归档范围

1

上级有关编辑出版工作的文件

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

6

编辑出版合同、协议书、

7

出版请示和批复、

8

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

9

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

10

封面设计图样

11

出版通知单、书刊、音像出版物样品

12

出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

13

获奖或受查处情况的文件材料

14

有参考价值的读者来信、重要评论

15

其他需要归档的材料


立卷部门:融合教育资源中心(中国盲文手语推广服务中心).


归档范围

1

上级有关融合教育、盲文手语培训工作的指示、规定、通知

2

融合教育、盲文手语培训工作统计表

3

关于融合教育、盲文手语培训工作规章制度、规定、办法、发展规划

4

本部门工作计划、报告、总结、请示与批复

5

本部门工作会议记录

6

本部门大事记

7

本部门工作统计数据报表

8

本部门主办的有重大影响的学术会议、重大活动材料

9

学校语言文字规范化工作有关材料

10

普通话测试有关工作

11

其他需要归档的材料

立卷部门:特殊儿童障碍与干预技术实验室


归档范围

1

上级本校关于实验室工作的指示、规定、通知

2

本部门工作统计表

3

本部门大事记

4

本部门规章制度、规定、办法、发展规划

5

本部门工作计划、报告、总结、请示与批复

6

本部门工作会议记录

8

本部门主办的有重大影响的学术会议、重大活动材料

9

本部门交付使用的固定资产

10

本部门资产管理年度报告

11

本部门主要材料消耗、器材管理

12

有关仪器、设备的购置计划、报告、经费分配、工作报告等

13

本部门科研计划、任务、成果等

14

其他需要归档的材料

立卷部门:各研究院、研究中心、研究所


归档范围

1

上级有关科研工作的文件及本校的上报材料

2

本部门科研工作的规章制度、计划、总结、报告

3

上级下达的科研计划、任务

4

本部门上报的科研计划、总结

5

本部门科研成果登记表及重大科研项目执行情况

6

本部门科研成果汇编及获奖情况、统计年报

7

本部门获专利项目名册、统计材料、申请文件、专利证书原件或影印件

8

本部门召开科研工作会议的材料

9

本部门与外单位合作签定的科研协议及执行情况

10

本部门申报科研基金的报告及上级批复

11

开题报告与课题调研论证材料

12

科研项目计划任务书、合同、立项批复

13

项目经费拨款通知单和课题经费预决算材料

14

课题研究计划、执行情况、计划调整报告

15

项目鉴定材料:鉴定会议纪录、鉴定意见、鉴定证书、专家评审意见

16

项目验收材料:验收会议纪录、验收意见、验收证书、专家评审意见

17

科技项目现场测试报告、用户使用报告、经济效益证明

18

科研成果登记表、报告表、奖励与审批材料

19

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

20

成果转让合同、协议书、推广应用效益证明

21

研究报告、论文

22

科技成果工艺技术、使用报告、实验测试原始记录、数据处理材料、设计图纸、说明、技术开发咨询转让服务

23

其他需要存档的材料

立卷部门:二级学院


归档范围

1

各二级院部党政办公会议记录

2

年度工作计划、总结(送交校办归档)

3

党建德育评估自查报告

4

举办各类学术报告会、聘请专家、教授讲座材料

5

承办省级以上学术会议安排、汇报等材料

6

毕业生合影

7

学籍卡

8

班级学生名册

9

本专科生毕业论文(设计)及评审意见

10

课堂教学材料、课程进度表

11

教师任课安排、教案

12

优秀实习报告

13

本专业教学检查、调查材料及总结

14

教师工作量核算、登记材料

15

其他需要归档的材料



附件5

yl34511文书材料立卷归档程序



部门立卷单位的专、兼职档案员收集完毕的文件材料


部门自存←┈┈┈┈ 鉴定是否有保存价值,检查归档材料是否齐全


部门立卷 文件材料分类

组 卷

移交档案馆 编 页 码

确定保管期限 编写卷内目录

编制案卷号 填备考表、签字

写封面、标题 拆钉、装卷

编制案卷目录 草拟案卷标题

贴案卷号标签 编制归档号

进库上架 编制归档目录







附件6

yl34511档案馆管理制度

一、档案馆工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》。

二、必须严格执行有关档案移交、分类、保管和借阅制度,认真履行登记、签字手续。

三、任何人员未经批准不得私自将档案带出档案馆,不得涂改、随便复印、私自摘抄。

四、需要销毁的档案,要经有关领导批准,编造清册,并有二人监销,禁止擅自销毁档案。

五、档案馆是机要单位,非本馆人员未经许可不得入内。

六、建立安全检查制度,离开库房要检查门窗、水、电是否关闭。

七、库内严禁烟火、保持库房的整洁、通风,切实做好“八防”工作。节、假日加强安全检查,发现问题及时汇报和处理。




yl34511档案馆保密制度

一、档案工作人员必须带头遵守保密法,严守秘密,定期检查保密纪律执行情况。

二、因工作需要查阅档案,应征得该立卷部门负责人同意,方可查阅。

三、校党委会、校长办公室记录的查阅,只供校领导和上级单位查考,其他人员未经学校主要领导批准一律不得查阅。

四、因工作需要摘抄档案,必须摘抄在保密本上,妥善保管,机密级的要经分管校领导批准,绝密级不得摘抄。

五、科研档案根据内容的秘密程度

1、绝密级的只限指定的直接需要单位和人员使用。

2、机密、秘密级的须经分管校领导同意,并履行保密义务,方可调阅。

3、外单位需查阅有密级的科研档案需经课题负责人、科研处同意和分管校领导批准,一般不准复制。

六、档案库房应建立严格管理制度,确保档案的安全。



yl34511档案馆借阅制度

一、调阅档案限于本校工作人员,外单位如需查阅,需持单位介绍信,经立卷部门负责人同意和分管校领导批准。

二、调阅档案一律填写“档案调阅单”,并区别不同情况办理有关手续:

1、调阅本部门立卷的档案,经部门主要负责人同意,向档案馆调阅。

2、调阅非本部门立卷的案卷,经部门主要负责人、立卷部门主要负责签字并经分管校领导同意。

3、校党委、校行政会议记录,只供校领导和上级领导查考,其他人员未经学校主要领导批准一律不得查阅。

4、查阅有密级或未公开发表的科研档案,除该课题人员可直接查阅外,其他人员须填写科研档案借阅审批单,经原课题负责人和分管校领导同意后方可查阅。

三、调阅档案,除本部门立卷的案卷外,一律限在查档室中查阅有关部分。

四、调阅档案的人员,要自觉遵守档案管理纪律:

1、未经允许不得摘抄。

2、维护案卷清洁,不得污损、涂改、私自拆卷、照相、复制和转借。

3、查阅文件不得超出需要范围。

4、严守机密,文件内容不得随意泄露,经允许摘抄、复印的材料要妥为保存,用后自行销毁。

5、经允许借出的档案,应在一周内归还,过期须办理续借手续,归还时应当面检查注销。




yl34511档案鉴定销毁制度

一、根据国家有关档案保管期限的原则规定,对已满期限的档案进行鉴定。

二、在分管院长领导下,由档案部门和有关部门组成鉴定销毁领导小组。

三、已满期限的档案由原立卷部门进行初鉴,提出延长保管期限或销毁的意见,鉴定销毁领导小组审查决定。

四、将档案鉴定意见登记造册,经分管院长批准后,方可存毁。

五、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。


yl34511档案库房管理制度

一、档案馆工作人员必须严格执行党和国家的保密制度,维护库存档案的安全。

二、接受移交档案入库,必须认真清点、分类、编号,注明存放地点,以利于查找。

三、定期对库房档案保管情况进行检查,对损坏的档案及时采取补救措施,确保档案完整。

四、库房内有温湿度变化记录,认真做好库房的“八防”工作,保持库房清洁通风。

五、下班前应检查库房门窗、水、电是否关闭,节假日期间应加强安全保卫工作。




yl34511档案馆工作职责

一、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。

二、组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范,对各单位档案工作进行指导、监督和检查。

三、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料,做好档案安全保密工作。

四、做好档案参考资料的汇编及各种检索工具的编制工作,积极开发档案信息资源。

五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

六、开展档案的开放和利用工作,为学校和社会服务。

七、利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

八、开展学校档案工作人员的业务培训,建立和健全学校档案工作网络。

九、开展档案学术研究和业务交流活动。

十、积极完成领导交办的临时性工作。





yl34511档案馆工作人员岗位职责

一、严格遵守《档案法》和《保密法》,忠于职守,热爱本职,依法办事,保守秘密,维护档案的完整和安全。

二、坚持执行上级关于档案工作的方针、政策、法规和技术规范、业务标准。

三、认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计和销毁等工作。

四、检查并指导各部门档案的立卷归档工作,保证当年形成的各类档案在规定时期内及时归档。

五、执行库房管理制度,经常检查档案库房的安全和档案破损情况,并及时纠正或修复。

六、刻苦学习档案业务,熟悉库藏,调卷迅速,借阅准确。

七、及时编制必要的检索工具和参考资料,开发档案信息资源,积极做好提供利用工作。

八、不断更新知识,开展档案学术交流,提高档案管理的业务水平。




yl34511兼职档案员岗位职责

一、根据各部门不同种类,文件材料形成的特征,制定其案卷目录,合理存放,便于利用和立卷归档。

二、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

三、归档案卷做到组卷合理、编写页号准确、卷内目录填写清楚,案卷标准简明扼要,图纸折叠合乎规范。

四、接受校档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆移交归档案卷。

五、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

六、注意文件材料的安全和保密工作。






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